Многие люди терпеть не могут собрания, считая их бессмысленной, скучной и пустой тратой времени.
Главной причиной собраний является обсуждение информации или создание плана действий по достижению цели. Период. Но если бы это были результаты всех корпоративных собраний, люди бы не стонали и не ворчали, когда слышали о том, что намечается очередное собрание. Из нашего опыта подготовки, проведения и посещения собраний мы обнаружили, что плохие собрания имеют общие черты независимо от отрасли, компании или проекта.
Плохие собрания ведут к плохим результатам
Большинство собраний производят один не желаемый эффект, смущенные участники или неясные ожидания. Все это ведет к плохой производительности или к отсутствию таковой вообще. Люди не преобразуют решения в действия, поскольку зачастую не принимается никаких решений или они не озвучиваются четко. Культура тоже влияет на то, как воспринимаются собрания. Например, американцы считают собрания местом, где принимаются решения, французы, наоборот, используют собрания, чтобы поделиться своими мыслями, позволяя тем, кто принимает решения, принять к сведению новую информацию и на ее основе принять решение.
Признаками плохих собраний могут быть опаздывающие участники, преждевременный уход участников с собраний, разговор по телефону без необходимости, не принятие участия в собрании, полное отсутствие, проведение долгих часов на собраниях или уход с собрания без четкого осознания того, для чего оно проводилось и каков его исход.
Долгосрочные результаты плохих собраний наносят больший урон. Плохой общий настрой сотрудников, не эффективное распределение времени управления, большая текучка кадров, участвующих в проекте, недоступные сотрудники и отсутствие прогресса приговорит проект, введет в замешательство сотрудников, что в свою очередь приведет к бесполезной трате средств компании и утрате талантов.
Кураторы преобразуют плохие собрания в продуктивные рабочие заседания.
Пусть кто-нибудь займется организацией вашего собрания. Да, это должен быть тот, кто знает основы организации, или же ваши собрания не улучшатся, но в это стоит вложить средства. Вот несколько мыслей, которые каждый организатор-куратор должен принимать во внимание, когда готовит, проводит и закрывает собрание.
Создайте программу и следуйте ей.
Приход на собрание со знанием основ того, что присутствующие хотят обсудить и чего достичь, повышает шансы, что участники примут действенное решение в рамках установленного времени. Без программы люди будут обсуждать мало связанные темы, которые не являются важными для достижения цели собрания, и которые лишь будут отвлекать участников от основных проблем. Отличные идеи и смежные с ними вопросы возникнут при наличии программы и искусной организации.
Следите за временем. Слишком длинные собрания могут слишком дорого стоить.
Центр постоянного улучшения качества при техническом колледже Милуоки опросил свой совет управляющих, состоящий из 130 человек с целью выяснить, сколько времени его члены проводят на собраниях. Перемножив это время на зарплату членов совета, исследователи высчитали, что колледж тратил $3 миллиона в год на собрания совета!
Хороший куратор распределит время на каждый вопрос и поможет группе решить, как лучше потратить отведенное время, если какой-то вопрос в программе нуждается в дополнительном обсуждении. Он также будет напоминать участникам о времени и держать собрание в нужном русле.
Заинтересованы тем, сколько будут стоить ваши собрания? Рассчитайте почасовую зарплату каждого сотрудника и прибавьте гонорар. Сделав это, у вас появится стимул урезать лишнее время на собрание.
Преобразуйте решения и идеи в действия.
Собрания могут быть столь пространными, что участники не знают, что им дальше делать. На плохих собраниях два человека могут выполнять одно и то же задание в то время, как другое задание ни кем не выполняется. Поскольку вероятность недопонимания безгранична, хорошие кураторы должны добиться согласия по каждому решению, помочь группе разработать план действий, связанных с каждым решением и назначить ответственных за эти действия. Время собрания отражает эти назначения.
Веселитесь, но не смешивайте людей и действия.
Собрания это работа. Но это вовсе не означает, что участники не могут повеселиться. Можно разрешать шутки, маленькие разговоры и т.д., если это делает группу более продуктивной. Необходимо также знать, когда прервать разговор, особенно когда люди перестают концентрироваться на основных вопросах. Создайте благоприятную обстановку, в которой люди будут чувствовать себя комфортно физически и эмоционально, однако остерегайтесь неподходящих игр и упражнений.
Например, вы можете не использовать ознакомительную игру «разговор по душам» на собраниях группы информационных технологов. Многие технологи являются интровертами и могут отказаться от участия в таком сложном и некомфортном для них задании. Также не стоит использовать мероприятия, которые включают вторжение в личное пространство, например, посидеть у незнакомого человека на коленях, когда он держит вас за бедра (как было на недавнем собрании, которое я посетила), если только вы не уверены наверняка, что все участники будут чувствовать себя вполне комфортно при таком физическом контакте. Необходимо знать всех участников, включая межкультурные взаимодействия, а также давать каждому участнику возможность не участвовать в том или ином задании.
Говорите простым языком.
Нельзя принять решения и достичь цели, если никто не понимает, о чем идет речь, или если то, что вы сказали, можно по-разному интерпретировать. Избегание использования бессмысленного корпоративного жаргона дает возможность вести более непринужденную беседу и лучше понимать то, что ожидается, а это в свою очередь ведет к лучшим идеям и более реалистичным планам действий.
Учитесь на своих ошибках.
На конференции InnoVision Communications мы всегда ищем пути по улучшению наших кураторских способностей. После каждого собрания, которое мы проводим, мы рассматриваем то, что работало, а что можно было усовершенствовать. Хорошие кураторы оставляют время в конце собрания на обратную связь с участниками группы и извлекают уроки из этого.
Будьте ответственны.
Участники тоже могут использовать организаторские технологии на собраниях, либо во время просьб пояснить вопрос, следить за временем, используя понятный всем язык или возвращая всеобщее внимание к основной теме собрания. Если вы видите симптомы плохого собрания, возьмите бремя на себя, чтобы вылечить его.